Облако или коробка: в чем разница
Главное отличие облачной и коробочной версий Битрикс24 – в размещении системы и возможностях ее доработки. В облаке портал работает на инфраструктуре Битрикс24, обновляется автоматически и не требует администрирования сервера.
Коробочная версия устанавливается на сервер компании или выбранную инфраструктуру. Это дает больше контроля над системой и настройками безопасности, а также позволяет глубже дорабатывать портал, в том числе работать с кодом и API.
Когда переход на коробочный Битрикс24 имеет смысл
Перенос данных из облака в коробку имеет смысл, когда стандартных возможностей облачной версии уже недостаточно для задач бизнеса. В частности, коробка может потребоваться, если нужны:
Нестандартные процессы
CRM нужно глубоко доработать под процессы компании.
Свои сущности
Нужны дополнительные сущности и сложные связи.
Нестандартная автоматизация
Нужно автоматизировать расчеты, сроки и рутину.
Сложные интеграции
Битрикс24 должен работать с внутренними системами.
Контроль инфраструктуры
Нужен больший контроль над данными и настройками.
Например, в нашем кейсе производственная компания уже использовала облачный Битрикс24, но по мере роста и усложнения процессов стандартных возможностей стало недостаточно. Расчет сроков и передача заказов в производство оставались неавтоматизированными.
После анализа требований мы рекомендовали компании перенос в коробочную версию Битрикс24. В рамках проекта:
- автоматизировали расчет сроков и постановку задач;
- настроили контроль договоров;
- объединили связанные с клиентами документы в единой вкладке;
В результате менеджеры стали тратить меньше времени на ручные операции, а руководитель получил более прозрачный контроль работы отдела. В облачной версии реализовать все эти доработки в нужном виде было нельзя, поэтому для проекта выбрали коробочную версию.
Что именно переносится из облака в коробку
При миграции в коробочную версию переносят данные, необходимые для продолжения работы: CRM-сущности, задачи и проекты, пользователей, файлы, смарт-процессы и другие данные. Важно сохранить не только сами записи, но и связи между ними. Например, чтобы после переноса сделка по-прежнему была связана с нужным контактом, компанией, задачами и файлами.
Облачный Битрикс24
CRM, задачи, файлы, пользователи, смарт-процессы, история взаимодействия.
Перенос данных
Переносятся записи и связи между сущностями.
Коробочный Битрикс24
Данные и взаимосвязи сохраняются в новой системе
Дальнейшая настройка
Перенастроить CRM, автоматизировать процессы и подключить интеграции
На практике перенос часто становится первым этапом дальнейшей настройки системы. Для магазина техники «АйВыручай» мы перенесли из облачного Битрикс24 воронки продаж, а затем использовали их для настройки обмена с «МойСклад». Дополнительно в коробочной версии настроили каналы продаж из Telegram и Авито, доработали карточки сделок и клиентов, добавили автоматизацию и пять отчетов. В результате клиент смог отказаться от части ручной отчетности в Excel, а данные из CRM и «МойСклад» стали использоваться в единой системе.
Как проходит перенос Битрикс24 из облака в коробку
Перед покупкой лицензии и подготовкой сервера важно определить, какие ограничения облака мешают бизнесу и какие задачи должна решать коробочная версия. Для этого нужно заранее сформулировать требования к данным, процессам, интеграциям и доработкам.
Проводим аудит текущего портала
Сначала анализируем структуру CRM, пользователей и права, поля, воронки, роботов, бизнес-процессы, задачи, файлы и подключенные интеграции. Отдельно проверяем, какие данные и настройки действительно нужны для работы, а какие устарели, дублируются или больше не используются.
По итогам аудита определяем состав данных для переноса и формируем план миграции.
Подготавливаем коробочную версию
После выбора инфраструктуры и покупки лицензии готовим сервер к установке коробочного Битрикс24. Заранее определяем, где будет работать система: на собственной инфраструктуре компании, в дата-центре или на сервере выбранного провайдера.
Также настраиваем:
- домен и SSL-сертификат;
- доступы администраторов;
- серверные ресурсы и безопасность.
В отличие от облака, здесь нужно самостоятельно контролировать сервер, окружение и работоспособность системы или передать администрирование технической команде.
Переносим данные
После подготовки коробочной версии приступаем к переносу данных. На основе аудита определяем состав данных и порядок их переноса, чтобы сохранить структуру портала и связи между сущностями.
Переносим необходимые CRM-сущности, задачи, проекты, пользователей, файлы, данные смарт-процессов и другие данные. Настраиваем взаимосвязи: например, чтобы сделка после миграции по-прежнему была связана с нужным контактом, компанией, товарами, задачами и историей взаимодействия.
После переноса проверяем полноту данных и корректность связей, выявляем возможные ошибки и при необходимости повторяем перенос отдельных сущностей.
Тестируем портал
После переноса проверяем, корректно ли работает новый портал и сохранились ли необходимые данные:
- карточки CRM и сохранились ли связи между сущностями;
- доступны ли файлы и корректно ли работают права;
- запускаются ли роботы и бизнес-процессы;
- работают ли почта, телефония и открытые линии;
- корректно ли передаются данные во внешние системы.
Также проверяем работу всех интеграций, которые использует компания: 1С, «МойСклад», сайт, интернет-магазин и другие сервисы. После проверки устраняем обнаруженные ошибки и только затем готовим портал к финальному подключению пользователей.
Нужно ли останавливать работу в CRM
Останавливать работу на весь период подготовки обычно не нужно. Пока специалисты подготавливают сервер и переносят основной объем данных, сотрудники могут продолжать работать в облачном Битрикс24.
На финальном этапе требуется согласованное «окно» переключения. Оно нужно для того, чтобы после последней синхронизации в старом портале не создавались и не изменялись данные, которые еще не попали в коробочную версию. Продолжительность зависит от объема данных, количества интеграций и выбранной технологии миграции.
Перенести самостоятельно или обратиться к интегратору
Перенести данные из облачного Битрикс24 в коробочную версию можно с помощью специальных приложений. Самостоятельный перенос подходит, если в портале относительно немного данных, стандартная структура CRM и нет большого количества автоматизаций и внешних интеграций. При этом даже при стандартном переносе важно правильно настроить процесс и проверить результат. Ошибки могут привести к потере данных или нарушению связей между сущностями.
Интегратор понадобится, если в портале много данных, сложные настройки и автоматизации или есть интеграции с другими системами. Он проводит аудит текущей системы, планирует миграцию, переносит данные, проверяет их корректность и помогает подготовить коробочную версию к работе.
Интегратор особенно нужен, если:
- в CRM много сущностей, пользовательских полей и связей;
- используются смарт-процессы, роботы и бизнес-процессы;
- подключены 1С, телефония, интернет-магазин и другие системы;
- необходимо сохранить большой объем данных и файлов;
- коробочную версию нужно доработать;
- компании нужна помощь с сервером, настройками и безопасностью.
Сколько времени занимает перенос
Единого срока переноса нет. Он зависит от нескольких факторов:
Данные
Сущности
Взаимосвязи
Автоматизация
Интеграции
Инфраструктура
Для небольшого портала перенос может быть относительно быстрым. Битрикс24 с большим объемом данных и большим количеством интеграций требует поэтапной подготовки и тестирования. Поэтому корректная оценка сроков будет известна после аудита.
Что нужно подготовить со стороны компании
Успешная миграция зависит не только от технической команды. От заказчика обычно требуется предоставить доступы и информацию о том, как используется текущий Битрикс24.
До начала работ стоит подготовить:
- доступ администратора к текущему порталу;
- список пользователей системы;
- информацию об используемых интеграциях;
- перечень критичных бизнес-процессов;
- список систем, связанных с Битрикс24;
- требования к новой инфраструктуре;
- сотрудника, который будет отвечать за проект со стороны компании.
Заключение
Переход на коробочную версию Битрикс24 оправдан, когда бизнесу нужны возможности, которые сложно или невозможно реализовать в облаке. При этом коробка сама по себе не решает проблемы автоматизации. Она дает больше технических возможностей, но результат зависит от того, насколько грамотно спроектирована система и настроены необходимые процессы.
Перед миграцией важно:
Определить цели перехода: какие задачи должна решить коробочная версия.
Провести аудит Битрикс24: какие данные, процессы и интеграции сохранить, а что можно изменить или исключить.
Если вы не уверены, нужна ли вашему бизнесу коробочная версия и какой объем работ потребуется для перехода, наши специалисты могут провести аудит текущего Битрикс24, оценить ограничения облачной версии, состав необходимых доработок и объем данных для переноса из облака в коробку.
