Убрали «ручной пинг» руководителя и ускорили обработку сделок в «Битрикс24»

Компания работает с клиентами по всей России и в странах СНГ. По итогам 2024 года выручка компании составила 92,7 млн рублей.

До обращения к нам компания уже использовала облачную версию «Битрикс24», с ростом и усложнением бизнес-процессов базовых настроек стало недостаточно. Число пользователей портала составляло 15 человек. В коммерческом отделе отсутствовала необходимая прозрачность: руководителю приходилось вручную запрашивать у менеджеров отчеты о статусе сделок и выполнении задач. 

Сложности возникали и в контроле: было трудно отслеживать сроки оплаты, даты окончания договоров и плановые сроки отгрузки. Кроме того, процессы, связанные с производством, оставались неавтоматизированными, что затрудняло передачу заказов из успешных сделок в заказы на производство, а также отгрузку готовой продукции.

Руководитель отдела продаж подготовил развернутую таблицу с описанием всех процессов, сформулировал конкретные требования к системе и обратился к нам за реализацией.

На подготовительном этапе системный аналитик и разработчики встретились с заказчиком, совместно обсудили требования к функционалу программного продукта и важные детали внутренних процессов в компании. После чего системный аналитик подготовил развернутую сравнительную таблицу. В ней пожелания заказчика сопоставлялись с текущим облачным порталом на стандартном тарифе, с возможностями профессионального облачного решения и с коробочной версией.

После длительных обсуждений и разборов заказчик остановил свой выбор на коробочной версии «1С-Битрикс: Корпоративный портал 50». Выбор был обусловлен необходимостью глубокой кастомизации и создания сложных связей между большим количеством сущностей.

Коробочная версия «Битрикс24» гибко подстраивается под требования заказчика и дает больше возможностей для кастомизации.

Ключевая особенность проекта — создание многоуровневой структуры из 9 взаимосвязанных сущностей: «Контакт», «Компания», «Договор», «Спецификация», «Счета», «Продукция (ПФ)», «Вид оборудования», «Гарантийный случай» и «Сделка».

Помимо создания дополнительных вкладок и пользовательских полей, были настроены связи между сущностями для отображения во вкладке карточки. Например, в карточке компании построчно выводятся все договоры с клиентом, все проданные клиенту товары, все связанные с клиентом виды оборудования во вкладках «Договоры», «Продукция (ПФ)» и «Виды оборудования» соответственно.

В проекте использовалась как классическая связь «один к множеству», так и более сложная — «множество к множеству».

Мы реализовали ряд сценариев, которые берут на себя рутинные расчеты. Например, сроки и напоминания: в карточке спецификации при заполнении полей «Дата подписания» и «Дней изготовления (р.д.)» система автоматически рассчитывает планируемую дату поставки по формуле, учитывая только рабочие и банковские дни. За 3 дня до этой даты ответственному сотруднику автоматически формируется задача в соответствующем разделе. Мы также доработали бизнес-процессы, касающиеся контроля сроков действия договора: теперь программа не позволяет выбрать просроченный договор в карточке сделки.

Мы доработали карточку компании, добавив вкладку «Файлы». В ней автоматически собирается все, что когда-либо было связано клиентом: из чатов, комментариев в задачах, прикрепленные счета, ТЗ, договора. Похожий инструмент был в программе, которую ранее использовал заказчик. Менеджеры могут оставлять к файлам комментарии и быстро переходить в исходную карточку. Это решило проблему бесконечного поиска документов по всему порталу.

Создали для менеджера «электронный ежедневник» внутри CRM для быстрого поиска информации.

Для ускорения работы менеджеров был создан шаблон задачи «Подготовка КП». При его запуске из карточки сделки автоматически создается основная задача на менеджера и две подзадачи для профильных специалистов — тех, кто проведет расчет себестоимости и оценит возможности реализации. В подзадачах сотрудники ведут обсуждения, а затем прикрепляют результаты к основной задаче. Это обеспечило четкое разделение ответственности и упростило процесс согласования.

Ранее менеджеры по продажам вели задачи не структурированно, руководителю часто приходилось пинговать менеджеров вручную, что отнимало время и замедляло рабочие процессы. Для прозрачности работы мы стандартизировали формат описания и ведения задач, организовали обучение для менеджеров. Теперь каждая задача оформляется по правилам, а руководитель в реальном времени видит, с каким клиентом работает менеджер и на какой стадии находятся переговоры.

Для решения некоторых задач необязательно дорабатывать функционал, достаточно обучить сотрудников грамотно пользоваться базовым.

Благодаря переходу с облачной на коробочную версию и доработке функционала:

• руководитель не тратит время на операционку, может быстро оценить загрузку сотрудников и статусы сделок в общем списке задач;
• менеджеры отдела продаж быстрее обрабатывают сделки и реже ошибаются, потому что меньше информации приходится вносить вручную;
• сотрудники могут легко найти нужный документ или добавить обратную связь благодаря «электронному ежедневнику»;
• клиенты вовремя получают документы по сделкам и отгруженные товары благодаря автоматическому расчету сроков и напоминаний менеджерам.

Система не требует доработок «на лету». Она с самого начала легла на реальные потребности команды, и у менеджеров нет причин возвращаться к хаосу писем, табличек и устных договоренностей.

Более того, созданная база стала фундаментом для следующего этапа — автоматизации производственного контура. Теперь, когда коммерческая часть работает как часы, компания готова выстроить цифровую связку между продажами и производством.

Этот кейс доказывает: мы не просто настраиваем программы, а создаем системы, в которых людям комфортно работать каждый день. Будь то заказчик, который точно знает, чего хочет, или тот, кто только начинает осознавать свои потребности, — в любом случае мы подберем решение, необходимое для вашего бизнеса.