Как создать регулярную задачу в Битрикс24
Создать регулярную задачу можно двумя способами: из карточки уже существующей задачи или через шаблон. В обоих случаях Битрикс24 сформирует шаблон регулярной задачи, по которому система будет автоматически создавать новые поручения.
Способ 1. Из карточки задачи
Откройте карточку задачи. Перейдите в раздел «Задачи и проекты» и откройте существующую задачу или создайте новую.
Заполните карточку задачи. Укажите параметры поручения:
- Название – например, «Подготовить еженедельный отчет».
- Описание – что нужно сделать и какой результат ожидается.
- Исполнитель – сотрудник, который будет выполнять задачу.
- Крайний срок – дата, к которой нужно завершить работу.
При необходимости добавьте соисполнителей, наблюдателей, чек-лист, файлы и напоминания. Важно сразу заполнить карточку максимально подробно: новые задачи будут создаваться на основе этих параметров.
Включите регулярное повторение. В нижней части карточки найдите пункт «Регулярная задача» и активируйте его. Откроется блок с настройками повторения.
Здесь можно задать периодичность, дату начала, условия завершения и другие параметры автоматического создания задач. Подробнее о каждой настройке расскажем ниже.
Сохраните задачу. Проверьте заполненные поля и настройки повторения, затем нажмите «Сохранить».
Битрикс24 создаст шаблон регулярной задачи. Условия повторения будут отображаться в карточке, а перейти к шаблону можно по ссылке «Открыть шаблон».
Способ 2. Через шаблон задачи
Этот вариант подойдет, если вы хотите заранее подготовить поручение и настроить его автоматическое повторение, не создавая отдельную задачу.
Перейдите в раздел шаблонов. Откройте «Задачи и проекты» → «Шаблоны».
Создайте или откройте шаблон. Нажмите «Создать», чтобы подготовить новый шаблон, или выберите уже существующий.
Заполните основные параметры. Укажите название, описание, исполнителя, крайний срок и другие необходимые данные. Если для выполнения поручения нужны дополнительные материалы, добавьте файлы, чек-лист и напоминания.
Включите регулярное повторение. В нижней части шаблона откройте вкладку «Регулярная задача». Появится блок с настройками расписания. Выберите подходящую периодичность и задайте остальные условия повторения.
Сохраните настройки. Проверьте параметры шаблона и сохраните изменения. Теперь Битрикс24 будет автоматически создавать задачи на его основе в соответствии с заданным расписанием.
Как настроить периодичность регулярной задачи
После включения регулярного повторения откроется блок с настройками расписания. Они одинаковы для обоих способов создания задачи. Разберем, какие параметры можно изменить и для чего они нужны.
Выберите периодичность
Укажите, как часто создавать задачи: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Для ежедневного, еженедельного и ежемесячного повторения можно задать интервал, а также выбрать конкретные дни или даты.
Укажите дату начала
Выберите день, с которого Битрикс24 начнет автоматически создавать задачи. Можно указать текущую или будущую дату.
Настройте завершение повторения
Определите, когда прекратить создание задач: в конкретную дату, после заданного количества повторений или без ограничений — пока вы не остановите их вручную.
Выберите время создания
Укажите время, в которое новые задачи должны появляться в Битрикс24. Это позволит настроить создание поручений к началу рабочего дня или к другому удобному моменту.
Настройте создание в выходные и праздники
Решите, нужно ли создавать задачи в нерабочие дни. По умолчанию Битрикс24 создает их независимо от дня недели. Если отключить эту опцию, задачи не будут появляться в выходные и праздники. Настройка доступна для ежедневного повторения.
После настройки всех параметров нажмите «Сохранить». Битрикс24 будет создавать задачи по заданному расписанию.
Как отредактировать регулярную задачу
Рабочие процессы могут меняться: сотрудник переходит на другую должность, сроки выполнения корректируются, а некоторые поручения теряют актуальность. В таких случаях достаточно изменить настройки существующего повторения.
Способ 1. Из карточки задачи
Откройте карточку регулярной задачи.
Найдите блок «Повтор задачи».
Нажмите на условие повтора.
Измените необходимые параметры: периодичность, дату начала, время создания или условия завершения.
Сохраните изменения.
Способ 2. Через шаблон задачи
Перейдите в раздел «Задачи и проекты» → «Шаблоны».
Откройте фильтр и выберите «Регулярные».
Найдите нужный шаблон в списке и откройте его.
Нажмите на условие повтора и измените необходимые параметры.
Сохраните изменения.
Как остановить повторение регулярной задачи
Если поручение больше не нужно создавать автоматически, повторение можно отключить.
Откройте карточку регулярной задачи или перейдите в раздел «Задачи и проекты» → «Шаблоны».
Откройте фильтр и выберите «Регулярные».
Найдите и откройте нужную регулярную задачу.
Нажмите на условие повтора.
Выберите действие «Остановить повтор задачи».
После отключения регулярности Битрикс24 перестанет создавать новые задачи по этому расписанию. При этом уже созданные поручения останутся в системе, их можно будет открыть, выполнить или закрыть в обычном порядк
Заключение
Регулярные задачи в Битрикс24 помогают закрепить за сотрудниками повторяющиеся обязанности и сделать рабочие процессы предсказуемыми: нужная задача появляется в системе вовремя, а руководителю не приходится каждый раз проверять, не забыли ли о плановой работе.
Если изменились сроки, обязанности или сам процесс, достаточно обновить настройки шаблона. А когда необходимость в поручении исчезнет, повторение можно остановить, не затрагивая уже созданные задачи.
