Сократили время поиска данных в архиве с нескольких часов до нескольких минут

*Из-за соглашения о конфиденциальности (NDA) название компании не раскрывается.

До внедрения решения поиск информации в архиве выполнялся вручную. Чтобы найти нужную фразу, номер документа, название изделия или отдельный фрагмент текста, сотрудникам приходилось самостоятельно открывать большое количество файлов и просматривать страницы документов один за другим.

По мере роста объема архива такой подход становился менее эффективным:

• сотрудники тратили значительное количество рабочего времени на поиск информации;
• увеличивался риск пропустить важные данные при ручной проверке документов;
• обработка больших массивов файлов замедляла выполнение рабочих задач.

На рынке уже существовали готовые решения для поиска по документам, однако они не полностью соответствовали требованиям заказчика. Подписочные сервисы означали постоянные расходы на лицензии, а использование внешних платформ не подходило из-за требований к защите корпоративной информации.

Поэтому компания выбрала разработку собственного инструмента, который можно разместить внутри своей инфраструктуры, адаптировать под текущие процессы и полностью контролировать в процессе эксплуатации.

Мы разработали десктопное приложение, которое самостоятельно анализирует архив документов и выполняет поиск по заданным пользователем запросам.

Система извлекает текст из файлов, распознает содержимое сканов и быстро находит нужную информацию среди большого количества документов. Это позволяет сотрудникам получать результаты поиска без необходимости вручную открывать каждый файл.

Пользователь вводит нужную фразу, после чего система автоматически проверяет документы и отображает найденные совпадения.

Чтобы сотрудники могли работать со всем архивом без предварительной сортировки файлов, мы реализовали автоматическое извлечение текста из распространенных офисных форматов. Приложение обрабатывает документы Excel и Word независимо от их размера и внутренней структуры.

Теперь пользователь может выполнить единый поиск сразу по всему архиву, не тратя время на открытие отдельных файлов и проверку их содержимого вручную. Система самостоятельно анализирует таблицы, текстовые документы и другие материалы, находя нужные данные по одному запросу.

Мы также настроили работу приложения с PDF-файлами. Во многих случаях информация содержалась не в структуре документа, а внутри изображений — в сканах договоров, актов, технических документов и другой документации. Для распознавание данных на изображениях используется модель, настроенная для работы с русским и английским языками.

Гибкая настройка условий поиска

В рабочих процессах часто требуется искать информацию сразу по нескольким параметрам. Например, найти документы, где одновременно встречаются слова «амортизация» и «транспорт».

Для таких случаев мы реализовали гибкую настройку условий поиска. Пользователь может указать несколько ключевых слов и выбрать, как система должна формировать результаты: показывать документы со всеми заданными словами или находить все файлы, где встречается хотя бы один из параметров.

Благодаря этому сотрудники получают как точные результаты для конкретных задач, так и расширенные подборки документов для дальнейшего анализа.

Пользователь может выполнять поиск по одному или нескольким ключевым словам и настраивать условия отбора документов.

• защиту конфиденциальной информации благодаря обработке документов внутри собственного ИТ-контура;
• сокращение времени сотрудников на поиск и анализ данных за счет автоматизации работы с архивом;
• снижение затрат на использование готовых решений благодаря внедрению собственного программного обеспечения.

Многие компании выбирают готовые продукты как быстрый способ решить задачу поиска по корпоративным документам. Однако при больших объемах данных и высоких требованиях к безопасности разработка собственного решения часто становится более выгодным вариантом: компания получает только необходимые функции, сохраняет контроль над информацией и не зависит от постоянных расходов на лицензии.

Опытная команда разработки поможет оценить оба сценария и выбрать вариант, который будет выгоден не только сегодня, но и через несколько лет эксплуатации.