Превратили ЛК студента на сайте вуза в информационный хаб с доступом к цифровым услугам

В вузе 9 факультетов и 4 института, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.

Информатизация высшего образования затрагивает изменение подходов к образованию, техническое оснащение и создание цифровой среды, а также развитие электронных услуг. «Университет Льва Толстого» активно развивается, чтобы идти в ногу со временем, и наше сотрудничество началось с внедрения комплексной системы автоматизации на базе решений 1С.

На первом этапе мы автоматизировали учет контингента, расчет стипендий, работу приемной комиссии, ведение и реализацию образовательной программы, а также различную отчетность.

На втором этапе мы приступили к организации электронного документооборота и доработке личного кабинета студента, интегрированного с порталом вуза. Кроме автоматизации существующего студенческого МФЦ, нужно было устранить функциональные разрывы типового ЛК обучающегося:

• в профиле нет подробной информации о студенте, отображается только фамилия, имя и отчество;
• в функционале подраздела «Стипендии» есть только базовая информация о начислениях без ссылок на НПА;
• в подразделе «Портфолио» нет четкой структуры, студентам трудно загружать информацию о своих достижениях;
• функционал ЛК доступен только из внутренней сети и некорректно отображается смартфонах.

Руководство вуза хотело отказаться от устаревшей системы, когда для получения информации, справок и документов студентам необходимо обращаться в канцелярию университета или деканат. Сотрудники отдела веб-разработки составили развернутое ТЗ с учетом нормативных и процессуальных требований, гайдлайнов разработчиков ПО, современных UI/UX-решений и приступили к работе.

Так как веб-кабинет на портале вуза является частью единой информационной системы, которую мы создали в рамках комплексного проекта, в первую очередь было необходимо добавить во вкладку с анкетными данными новые параметры. Всего мы добавили 21 новое поле, от персональных данных студента (СНИЛС, ИНН, место проживания и регистрации и др.) до информации, связанной с учебой (например, уровень подготовки, источник финансирования, номер зачетной книжки/студенческого билета).

Далее мы переработали 3 раздела, настроив необходимый функционал:

• Стипендии и прочие выплаты. Создали новые подразделы с выводом фактически начисленных сумм, развернутой помесячной детализацией, а также ссылками на регулирующие НПА.
• Портфолио студента. Выделили направления деятельности и упростили механизм размещения информации, используемой для назначения стипендий и аттестации в рейтинге вузов.
• Платные услуги. Настроили отображение графика платежей в виде таблицы, данных о фактических платежах, информации о сумме долга или переплаты на текущую дату.

Ключевая часть проекта — новый подраздел для оказания электронных услуг студентам университета. В студенческий МФЦ ежедневно поступает 50-250 заявок, обрабатывать их вручную трудозатратно. Кроме того, студентам не всегда удобно приезжать лично, чтобы оставить заявку.

Мы доработали интерфейс личного кабинета и создали 27 форм документов, с помощью которых обучающиеся университета могут в удобное время дистанционно отправить обращение и получить документы (в электронном или бумажном виде). Документы блока студенческого МФЦ включают:

• Заявления о переводе (4 вида обращений);
• Справки и выписки (7 видов обращений);
• Заявки на выдачу оригиналов и копий документов (7 видов обращений);
• Заявления об операциях с договорами, доп. соглашениями, справками об оплате (8 видов обращений);
• Согласие на обработку персональных данных.

В «Списке запросов» сохраняется история обращений и отображается статус заявки.

Типовой функционал веб-кабинет интегрирован с «1С:Университет ПРОФ», которая является мастер-системой. Для создания единого цифрового пространства и обеспечения необходимой функциональности мы также настроили интеграции:

• с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» для автоматического обмена информацией о платных услугах, стипендии и других начислениях;
• с «1С:Документооборот государственного учреждения» для обеспечения движения документов по заявками «Студенческого многофункционального центра».

Место личного кабинета в архитектуре решения.

Экономические эффекты проекта:

• благодаря автоматизации работы студенческого МФЦ на 20% сократилась нагрузка на персонал университета;
• за счет адаптивного дизайна веб-кабинета на 70% повысилась доступность информации и услуг для студентов;
• благодаря возможности дистанционно заказать и получить 28 видов документов на 40% вырос объем оказываемых услуг.

Обновленный веб-кабинет вывел взаимодействие администрации и студентов на новый уровень, закрепив за «Университетом Льва Толстого» статус современного учебного заведения с развитой цифровой средой. Сотрудничество с заказчиком продолжается.