Настроили CRM и работу с 1С в режиме одного окна для компании с более чем 700 контрагентами

Среднесписочная численность работников — 82 человека. Выручка за 2025 год выросла на 23% по сравнению с 2024 годом и составила 392,6 млн рублей.

Заказчик пришел к нам уже с истекшей лицензией на коробочную версию «Битрикс24» и неудачным опытом внедрения CRM частным лицом. Ранее для автоматизации бизнес-процессов в компании использовалась учетная система «1С:Бухгалтерия», однако для управления взаимодействиями с клиентами менеджера по продажам необходима была более простая и гибкая в работе система.

Ключевой запрос состоял в интеграции учетной системы и «Битрикс24». Причем это должен был быть не стандартный обмен данными, а полноценная доработка, которая позволила бы менеджерам работать с «1С» без переключения между окнами, прямо в интерфейсе CRM-системы.

У нас уже был опыт похожих проектов, поэтому мы провели оценку доработок по ТЗ заказчика, обсудили детали и настроили систему. Однако в процессе тестирования стало понятно, что часть нелинейных процессов оказалась не учтена, а где-то требовалась оптимизация бизнес-процессов с учетом внедренной «Битрикс24». После обсуждения с заказчиком мы вернулись к поэтапной реализации проекта уже с более глубоким пониманием специфики внутренней работы заказчика.

Для решения задач заказчика использовали коробочную версию «1С-Битрикс24: Корпоративный портал 50». Чтобы упростить контроль доработок для заказчика и помочь сотрудникам адаптироваться к новым бизнес-процессам, решили сначала автоматизировать блок основных продаж с формированием коммерческого предложения и выставлением счетов, а далее перейти к более специализированным бизнес-процессам. Также часть настроек была связана с подключением рассылок. По каждому бизнес-процессу мы готовили отдельное ЧТЗ, согласовывали с заказчиком и после реализовывали.

Для автоматизации обработки заявок с общей корпоративной почты компании мы создали отдельную воронку на основе функционала «Сделки», по которой из поступивших на почту заявок автоматически создаются контрагенты и сделки. Сделки распределяются между менеджерами по принципу закрепления компаний и загруженности менеджеров.

Воронка для сделки состоит из 7 стадий, при их настройке учтены особенности бизнес-процессов заказчика. В частности, в карточку сделки добавлено поле «Потребность в проектировании», отметка в котором позволяет перейти к стадии «Согласование проекта» и поставить задачу на инженера, либо перейти к стадии «Подготовка КП с согласованием», где автоматически по выбранному шаблону формируется коммерческое предложение и вручную запускается процесс его согласования с руководителем.

Другой значимой доработкой стало добавление стадии «В производстве», которая позволяет менеджеру без переключения между «Битрикс» и «1С» быть в курсе, кто и когда взял заказ в работу, отслеживать сроки производства и понимать, когда товар отгружен. При передаче заказа в производство в системе автоматически создается задача с крайним сроком на основании даты реализации из счета.

В рамках задачи мы также выполнили следующие работы:

• реализация каталога товаров для складского учета для работы с номенклатурой без переключения в «1С»;
• добавление раздела «Документы» для выгрузки всех документов по сделке и загрузка шаблонов;
• настройка специальных уведомлений (например, сообщение о критически низких остатках).

Для быстрого создания документов по сделке мы настроили в системе различные шаблоны.

Ключевой запрос на интеграцию с учетной системой «1С:Бухгалтерия» мы решили нестандартным обменом. Обмен контрагентами и номенклатурой происходит за счет синхронизации, а для всех остальных документов реализована работа в режиме одного окна. Это позволяет менеджерам не тратить время на переключение между системами, исключает ошибки и упрощает работу с заявками.

Менеджер в любой момент может открыть «1С:Бухгалтерия» непосредственно в интерфейсе «Битрикс24», при этом в учетной системе создается документ. После закрытия окна документ автоматически попадает в CRM-систему, в карточку сделки, из которой инициировалось открытие «1С».

Взрывозащищенные модульные кабельные проходки, которые производит компания заказчика, используются для прокладки кабелей или труб в стенах, перекрытиях, кровле, палубах и судовых переборках, а также в местах добычи полезных ископаемых. Если у клиента нет готового проекта, проектировщики ПКФ «МКС» разрабатывают подобные проекты для моря, месторождений, наземных объектов.

Чтобы вести базу контрагентов, учет проектов, контролировать исполнение задач по ним и автоматизировать взаимодействие между участниками, мы создали на базе функционала «Сделка» отдельное направление. При настройке этого бизнес-процесса мы учли отдельные нюансы, необходимые в работе специалистов компании:

• два типа контрагентов: «Покупатель» и «Проектировщик (институт)» с возможностью просмотреть все связные с проектировщиком проекты;
• карточка проекта с кастомным функционалом управления обязательностью полей (в зависимости от сегмента проекта);
• возможность на любой стадии создать задачу для взаимодействия с участниками (встреча, звонок, письмо, дело, переговоры, обратная связь, доставка).

Для систематизации работы с тендерами на производственных предприятиях часто используется CRM-система. Она упрощает подготовку документации и контроль сроков на каждом этапе, позволяет оценить загруженность производства перед подачей заявки, а в долгосрочном плане — собирает статистику по торгам для повышения эффективности.

В большинстве компаний работа с тендерами выведена в отдельное направление, однако у заказчика за них также отвечают менеджеры по продажам, поэтому мы настроили в «Битрикс24» отдельную воронку с учетом специфики направления. Так, на стадии «На рассмотрении» в карточке сделки обязательно фиксируется информация о переторжке с ее датой, результатами или отметкой о повторной переторжке. В случае победы в тендере задача в производство создается автоматически и в нее подтягивается вся необходимая информация.

Правильно организованная работа с претензиями, с одной стороны, уменьшает юридические риски для компании и помогает сохранить деловую репутацию, с другой — служит основой для улучшения внутренних процессов производства и контроля качества. Автоматизация с помощью CRM позволяет консолидировать документацию по заявке в одной системе, быстро найти информацию о задачах на производство и отгрузках, чтобы выяснить, на каком именно этапе произошел сбой.

В случае с ПКФ «МКС» настройка процесса разбора претензий стала логическим продолжением автоматизации основных продаж. Мы настроили карточки сущностей, права доступа и систему уведомлений. Так как бизнес-процесс предполагает обязательный контроль со стороны менеджера, здесь нет автопереходов между стадиями, но функционал позволяет назначить ответственных исполнителей, формировать задания на склад и полностью контролировать выполнение обработки претензии.

Примерная схема бизнес-процесса «Разбор претензий». Заявки создаются как автоматически, так и вручную.

В рамках проекта мы автоматизировали 4 больших бизнес-процесса, перенесли в CRM базу из 714 контрагентов и 2441 клиента, настроили новую матрицу прав доступа для 13 сотрудников, подключили более десятка уведомлений и роботов.

Отдел продаж получил собственный инструмент для работы с клиентами, который учитывает потребности менеджеров и упрощает выполнение ежедневных задач. В частности, у сотрудников появились возможности:

• быстро создавать коммерческие предложения, счета на оплату и другие документы из шаблонов;
• автоматически ставить задачи на производство и контролировать их исполнение из CRM;
• вести учет проектировщиков и их проектов с сортировкой по сегментам для быстрого поиска;
• в одном месте собрать информацию об участии в тендерах и контролировать их исполнение до отгрузки.

В процессе настройки CRM стало очевидно, что требуются доработки самой учетной системы «1С:Бухгалтерия», которые также были выполнены сотрудниками «СофтЭксперт». Таким образом, слаженная совместная работа нашей команды и заказчика позволила сократить трудозатраты, сократить количество ошибок, повысить прозрачность процессов для руководителей и в целом сделать взаимодействие с клиентами эффективнее.