Развернули «Битрикс24» для повышения эффективности работы с клиентской базой и сбора аналитики

В зависимости от сложности внутренних процессов компании, отраслевых особенностей и потребностей команды корпоративные порталы могут выглядеть совершенно по-разному, даже если реализованы на одной платформе.

Если доработок и интеграций много, внедрение можно начать с MVP-версии, постепенно усложняя систему уже на техподдержке. Кейс ML GROUP как раз такой случай.

Задача:

Организовать комплексную систему для коммуникации с клиентами и производством, а также аналитикой для руководителей.

Решение:

Коробочная «Битрикс24» с автоматизированными воронками, настроенными бизнес-процессами и обработками для анализа клиентской базы

О клиенте

ML GROUP («Презент упаковка») — крупное предприятие полного цикла, объединяющее производство пищевой и фармацевтической упаковки, конвертинговое производство, производство лаков и термолаков.

Компания экспортирует продукцию в 17 стран мира и производит 2,4 млрд единиц упаковки в год.

Ситуация до начала проекта

Заказчик обратился к нам за помощью в настройке единой системы контроля каналов коммуникации с клиентами и автоматизации производственных задач, включая продажи.

Предприятие работало в нескольких системах, которые не были связаны между собой. Это создавало сложности для сотрудников, потому что им либо приходилось использовать в работе все программы сразу, либо выполнять задачи в своей системе без возможности связи с работниками других отделов.

Большой по размерам отдел продаж обрабатывал заявки вручную, внося данные из писем с запросами в эксель-таблицы, что создавало ряд проблем:

высокий риск потерять заявку в процессе переноса данных в таблицу;
отсутствие единой базы и риск потери данных о клиентах при технических неполадках;
невозможность контролировать работу менеджеров с потенциальными клиентами.

После подробного изучения действующих систем и беседы с клиентом обнаружили потенциальную сложность. Часть программ, которые использовались на предприятии, не имели технической поддержки со стороны разработчика, часть была самописной, то есть интеграция с этими системами требовала больше времени и привлечения дополнительных ресурсов.

Цель и задачи

Цель — создать единую систему для сбора и обработки заявок специалистами разных отделов с интеграцией программ, необходимых в решении бизнес-задач.

Задачи:

Обеспечить прозрачность взаимодействий с клиентами и ведение расширенной клиентской базы в CRM-системе.
Стандартизировать цикл взаимодействия с клиентами и минимизировать ручной ввод данных.
Объединить различные каналы коммуникации в одной системе, чтобы не терять заявки и ускорить работу с ними.
Автоматизировать контроль качества данных и управленческую отчетность с помощью регулярных фоновых процессов.
Настроить интеграции с внешними системами для синхронизации и корректного обмена данными.

Реализация

Выбор решения и взаимодействие с заказчиком

«Битрикс24» предлагает два варианта работы: в облаке и на своем сервере. Облачный вариант быстрее в установке, но менее защищен и не такой гибкий для настройки. Так как заказчику важна безопасность и возможность доработок, он выбрал коробочную версию.

Руководитель проекта со стороны заказчика был очень вовлечен в работу, оперативно отвечал на возникающие вопросы, предоставлял необходимую информацию и подключал других сотрудников. Это помогло выстроить быстрый темп работы, завершив создание MVP портала всего за 2 месяца.

Создание MVP корпоративного портала

На первом этапе мы сосредоточили внимание на базовых настройках и безопасности системы. Настроили доступ администратора, заполнили производственный календарь, указали тип организации, внесли правила добавления пользователей, правила регистрации и авторизации.

Что вошло в MVP портала для «Презент упаковка»:

интеграция с Active Directory для обеспечения централизованного входа в систему и контроля доступа пользователей;
создание рабочих групп для совместной работы над проектами и задачами;
настройка контакт-центра с единой почтой и телефонией для автоматического формирования сделок;
настройка воронок «Привлечение заказчика», «Бесплатное тестирование», «Платное тестирование», «Оформление заказа», «Сопровождение заказчиков», «Возвращение заказчика или объема, анализ объема реализации».
обучение системных администраторов и менеджеров по продажам.

Екатерина Книгина, менеджер проекта:

«После подключения корпоративной почты заказчика мы обнаружили проблему. Система не распознавала письма от клиентов и не создавала сделки, хотя письма отображались, их можно было открыть и прочитать. Мы предположили, что это связано с запретом создания лидов с почты сотрудников и переадресацией. Запросили техподдержку вендора, отключили по его рекомендациям ряд настроек в корпоративной почте — и проблема решилась!»

Пример одного из автоматизированных процессов

Настройка интеграций, аналитики и отчетов

После запуска MVP портала мы перешли к глубокой настройке интеграций с ASystem, учетной системой 1C, TurboGear, Exchange/Teams. Это позволило избежать двойного ввода данных, синхронизировать изменения и наладить оперативное взаимодействие с производством.

Чтобы руководителю было проще контролировать взаимодействие менеджеров с клиентами и оценивать эффективность их работы, мы добавили отчет, который показывает процент заполнения карточек контактов и компаний.

Для подготовки аналитики настроены агенты, которые с заданной периодичностью собирают информацию по базе.

Ежедневно

Данные по рентабельности
Данные по дебиторской задолженности

Раз в месяц

Для ABC/XYZ-анализа и остроения отчета по реализации на основе данных 1С
По количеству отгруженных SKU за прошедший месяц и сегментации

Два раза в месяц

Данные по органическому росту базы

Результат

За 4 месяца активного сотрудничества специалисты нашей компании развернули полностью жизнеспособную систему, подключив весь необходимый функционал для начала работы.

В результате проекта:

на 30% увеличились наполненность и информативность клиентской базы благодаря консолидации данных в «Битрикс24» и кастомизации карточки контактов и компаний;
повысилась безопасность данных и минимизирован риск ошибок за счет автоматизации работы с лидами и сделками;
в 2 раза ускорилось получение управленческой отчетности для руководства, а сбор аналитики теперь занимает всего пару кликов благодаря настроенным агентам.

Постепенно освоив программу, заказчик понял, какие возможности для бизнеса открывают новые интеграции и встроенные сервисы. Мы активно сотрудничали в формате техподдержки, развивая «Битрикс24». В частности, дорабатывали воронку привлечения заказчиков с подготовкой КП и функционал, необходимый для передачи заказов на производство.

Понравился проект?

Звоните! Проконсультируем и рассчитаем стоимость проекта бесплатно!