Оптимизировали работу со сделками, внедрив Битрикс24 на предприятие по производству оборудования для шахт

Сегодня с «ШЭЛА» сотрудничают более 100 предприятий и коммерческих структур по всей России и в странах СНГ.

Клиент все сделки вел в электронных таблицах, а для внутреннего взаимодействия сотрудников использовал систему учета задач LeaderTask. Взаимодействие с заказчиками было децентрализованным: заявки приходили на почту разным сотрудникам, которые перенаправляли их друг другу. Отследить путь письма до Excel было невозможно, некоторые сообщения терялись. Кроме того, документы хранились на разных компьютерах, не было единой базы клиентов.

Руководство «ШЭЛА» решило подключить единый сервис для контроля выполнения задач, заявок от клиентов и сделок. Клиент раньше никогда не работал с системами управления взаимоотношения с клиентами (CRM-системами). Выбор пал на «Битрикс24», однако заказчик не знал, что может программа и какие бизнес-процессы на него можно переложить.

Представитель компании обратился к нам, так как наша компания более пяти лет настраивает и сопровождает «1С:Бухгалтерия». Заказчик, уверенный в нашей компетентности и оценивший профессионализм специалистов, продолжил сотрудничество и в новом направлении.

Перед внедрением «Битрикс24» специалисты нашего агентства посетили предприятие, чтобы определить потребности заказчика. Мы подробно рассказали про функционал системы и задали уточняющие вопросы, чтобы понять, какие настройки необходимы для их бизнес-задачи.

Чтобы клиенту не пришлось детально изучать систему с нуля, был выбран индивидуальный подход к написанию технического задания. Наш системный аналитик не разрабатывал единый файл до начала работы, а прописывал отдельно каждый этап. Только после согласования и внедрения мы приступали к написанию следующей части. Когда сотрудники компании видели готовые части, им было проще сориентироваться, что еще нужно добавить на платформу.

Для бизнес-процессов «ШЭЛА» выбрали коробочную версию «Битрикс24». Клиент планировал самостоятельно разместить ее на сервере в своей ИТ-инфраструктуре, но столкнулся с трудностями.

Мы полностью перенесли из Excel в «Битрикс24» таблицу со сделками, повторив строки и столбцы. Номер технико-коммерческого предложения, который клиент вручную добавлял в название, «Битрикс24» подтягивает автоматически, что сокращает время на оформление карточки.

На разводящей странице мы добавили список заказанных товаров и их количество, чтобы с первого взгляда определять одинаковые заказы.

В почте клиента мы добавили папку, интегрированную с Битрикс24. Чтобы обработать заявку, достаточно переместить в нее письмо. Программа сама создаст карточку сделки или добавит информацию в уже существующую.

Мы доработали код и прописали новую логику обработки входящей информации, чтобы CRM-система ориентировалась на письмо, на которое отвечает контрагент. Информация из нового сообщения загружается в карточку сделки, где находится предыдущее письмо. Если такого письма в системе нет, создается новая карточка. На случай, если клиент сделал следующий заказ в старой ветке писем, мы добавили кнопку, позволяющую из любого письма создать новую сделку.

Работа с документами для контрагентов тоже автоматизирована. Система автоматически подставит данные из сделки в договор, спецификацию или технико-коммерческое предложение. Готовый документ можно сразу отправить клиенту, скачать в текстовом формате или в PDF.

Мы сделали отдельные шаблоны, хранящиеся в системе, для клиентов из разных стран.

Чтобы оптимизировать заполнение карточек сделок, мы загрузили в «Битрикс24» базу данных по клиентам. При переносе информации о компаниях-заказчиках и контактных лицах, проверялась корректность номеров телефонов, почт и других данных.

У заказчика клиенты были разделены на категории: по месту расположения, по направлению деятельности. Чтобы сохранить привычную логику работы и ускорить поиск нужных данных, мы сохранили эту структуру в CRM. 

Помимо этого, мы импортировали в «Битрикс24» каталог товаров, насчитывающий более 8000 позиций. Файл, предоставленный заказчиком, не соответствовал формату, который нужен для внедрения в систему. Перед загрузкой мы преобразовали каталог с помощью средств искусственного интеллекта для корректного переноса данных и минимизации риска потери отдельных элементов.

Поскольку клиент ранее не использовал в работе CRM-системы, был необходим комплексный подход к обучению сотрудников. Мы предложили все возможные варианты взаимодействия:

• регулярные онлайн-встречи с демонстрацией экрана;
• выездное обучение для ответов на вопросы;
• видеоинструкции по настройке фильтров, таблиц и других элементов;
• текстовые инструкции, представленные в ТЗ и отдельных документах.

Работа по настройке системы продолжаются. За 6 месяцев работы наша команда:

• автоматизировала создание сделок из заявок на почте и сократила время на обработку писем и внесение данных;
• загрузила в систему базу данных по клиентам с корректными телефонными номерами и почтами для связи, сохранив привычные категории;
• импортировала каталог товаров, сформировав единую базу с понятной структурой и быстрым поиском;
• сократила время на адаптацию сотрудников к новой системе с помощью подробных инструкций, очных и онлайн-обучений;
• минимизировала риск потери данных при технических сбоях или внештатных ситуациях, обеспечив непрерывность бизнес‑процессов.

Автоматизация рутинных задач с помощью CRM-системы освобождает время сотрудников для работы с клиентами. При этом коробочная версия «Битрикс24» достаточно гибкая для настройки и в нем можно детально повторить бизнес-процессы клиента, чтобы не перестраивать привычную логику работы под новую платформу.